En toda negociación se pueden distinguir tres fases diferenciadas, todas ellas igualmente importantes.
1.- Preparación
La preparación
es el periodo previo a la negociación propiamente dicha
y es un tiempo que hay que emplear en buscar información y
en definir nuestra posición:
Recopilar toda la información pertinente sobre nuestra oferta, sobre nuestros competidores y sobre la empresa con la que vamos a negociar.
El desarrollo de la negociación abarca desde que nos sentamos a la mesa de
negociación hasta que finalizan las deliberaciones, ya sea
con o sin acuerdo.
Es la fase en la que ambas partes intercambian información (definen sus posiciones), detectan las discrepancias y tratan de acercar posturas mediante concesiones.
El cierre de la negociación puede ser con acuerdo o sin él.
Antes de dar por alcanzado un acuerdo hay que cerciorarse de que no queda ningún cabo suelto y de que ambas partes interpretan de igual manera los puntos tratados.
Por último, señalar que una vez que
finaliza la negociación conviene analizar con sentido crítico
cómo se ha desarrollado, detectando aquellos aspectos que
conviene mejorar.
La negociación es un arte que exige un aprendizaje permanente. |
En este blog, encontrarás una guía del contenido de la asignatura Proceso de Negociación para Mkt
Fases de la negociación
Fases de la negociación
Momento de iniciar la negociación
Momento de iniciar la negociación
Cuando se pretende iniciar negociaciones
hay que saber elegir el momento más oportuno para hacerlo.
Por ejemplo, si uno quiere alquilar una casa de verano, un momento adecuado para iniciar contactos pueden ser los meses de marzo y abril. No resulta conveniente esperar a julio (demasiado tarde), ni tampoco hacerlo en octubre del año anterior (demasiado pronto).
Hay que planificar el momento de
iniciar las negociaciones.
Hay que estimar el tiempo que éstas pueden prolongarse, con vista a poder tener cerrado un acuerdo en una fecha oportuna.
No obstante, a veces las oportunidades
surgen en los momentos más inesperados, en cuyo caso no cabe
más que reaccionar con agilidad.
Hay que evitar negociar con prisas,
cuando el tiempo apremia, ya que nuestra posición negociadora
sería muy débil, de lo que se podría aprovechar la otra parte.
Por ejemplo, si vamos a comprar una nueva casa y para financiarla necesitamos vender la actual, no podemos cerrar la compra de la nueva sin tener medianamente avanzada la venta de la antigua.
Si las cosas se presentan así y no hay más remedio que negociar con prisas, habrá que tratar
por todos los medios que la otra parte no perciba esta urgencia.
Por último, señalar que una vez que
comienzan las negociaciones hay que respetar, dentro de
lo posible, el ritmo de negociación de la otra parte.
Hay negociadores que toman decisiones con rapidez mientras que otros necesitan un periodo de reflexión antes de tomar una decisión. No es conveniente atosigar en exceso al interlocutor, ya que se corre el riesgo de que se ponga a la defensiva dificultando la negociación. |
Lugar de negociación
Lugar de la negociación
En relación con el lugar donde tendrán
lugar las negociaciones caben tres posibilidades.
Negociar en nuestras oficinas
Cada una de estas opciones tiene algunas
ventajas.
A.- Negociar
en nuestras oficinas
Mayor tranquilidad emocional al sentirse uno en casa.
B.- Negociar
en sus oficinas
En este caso las ventajas señaladas
en el punto anterior pasan a beneficiar a la otra parte. No obstante,
también esta opción nos ofrece algunas ventajas.
Permite presionar a la otra parte para que haga las consultas necesarias y tome una decisión sobre la marcha.
C.- Terreno
neutral
En este caso ambas partes se encuentran en igualdad de condiciones, por lo que ninguna de ellas se podrá sentir cohibida por negociar en terreno ajeno.
Sala de reunión
Una vez decidida la sede donde tendrán
lugar las negociaciones, hay que elegir una sala de reuniones
apropiada.
Hay que buscar un entorno adecuado, confortable, que facilite la negociación.
Entre los aspectos que hay que cuidar:
Buena luz y temperatura agradable.
No debe comenzar la negociación mientras
uno no se sienta plenamente cómodo con las condiciones del sitio.
Negociar exige una gran concentración por lo que uno no puede tener la mente distraída por culpa de la incomodidad del lugar. |
Asertividad
Asertividad
Es frecuente encontrar dos tipos
de personas.
La asertividad define la capacidad
de decir "NO" de manera natural, espontánea, sin generar tensión
y sin deteriorar la relación con la otra parte.
Estas personas saben decir "NO" cuando
entienden que hay que decirlo, pero sin brusquedades,
sencillamente, sin que ello les suponga ninguna dificultad especial.
Son personas asertivas por naturaleza.
Aquellas personas que no gozan de
esta habilidad pueden llegar a aprenderla con una buena práctica.
Para un buen negociador la capacidad
de decir "NO" cuando sea necesario resulta fundamental,
no sentirse cohibido si hay que contradecir al oponente.
Por último, señalar que es preferible
no llegar a ningún acuerdo que cerrar uno que no convenga.
|
Lenguaje
Lenguaje
El lenguaje que hay que emplear
en una negociación debe ser sencillo y claro, que facilite
la comprensión.
No se trata de impresionar al interlocutor con la riqueza de lenguaje que uno posee sino de facilitar al máximo la comunicación, evitando malentendidos.
El lenguaje que se utilice debe adecuarse
a la persona a la que uno se dirige.
Si se trata de un profesional de la materia se podrá utilizar un lenguaje más técnico; si sus conocimientos son más limitados habrá que utilizar un lenguaje menos especializado.
Cuando se negocia con un grupo hay
que utilizar un lenguaje que sea comprensible para todos ellos,
de modo que les resulte fácil seguir la conversación.
Hay que evitar emplear términos que parte de los presentes puedan desconocer (a parte de que es poco delicado, puede disponer a parte del grupo en contra).
Hay que ser especialmente cuidadoso
cuando el interlocutor sea una persona extranjera, con diferente
lengua materna.
Aunque pueda conocer nuestro idioma probablemente su dominio sea limitado, por lo que hay que facilitarle al máximo la comprensión utilizando un vocabulario fácil de seguir.
También hay que prestar atención y tratar
de entender el lenguaje no verbal de nuestro interlocutor.
Este lenguaje se emplea normalmente de modo inconsciente, por lo que resulta muy difícil de manipular. |
Comunicación
Comunicación
El éxito de una negociación depende
en gran medida de conseguir una buena comunicación entre las
partes.
Una vez que se conoce con precisión
la posición del interlocutor resulta más fácil buscar puntos
de encuentros que satisfagan los intereses mutuos.
Esto que parece obvio falla en numerosas
negociaciones, siendo la principal causa de que éstas no lleguen
a buen término.
La causa principal de los fallos
de comunicación reside generalmente en que no sabemos escuchar.
La buena comunicación exige una escucha
activa:
Por lo general nos cuesta trabajo
preguntar, evitamos realizar algunas preguntas por miedo a
molestar, si la respuesta no nos ha quedado clara nos resulta
aún más difícil insistir.
|
Tácticas
Tácticas
Las tácticas definen las acciones
particulares que cada parte realiza en la ejecución de su estrategia.
Mientras que la estrategia marca la línea general de actuación, las tácticas son las acciones en las que se concreta dicha estrategia.
Las tácticas las podemos clasificar
en tácticas de desarrollo y tácticas de presión.
Las tácticas de desarrollo son aquellas que se limitan a concretar la estrategia elegida, sea ésta de colaboración o de confrontación, sin que supongan un ataque a la otra parte.
Las tácticas
de desarrollo no tienen por qué afectar a la relación
entre las partes. Algunos ejemplos son:
Tomar la iniciativa presentando una propuesta o esperar a que se la otra parte quien vaya por delante.
Por el contrario, las tácticas
de presión sí pueden deteriorar gravemente la relación
personal. Son tácticas que buscan confundir, intimidar o debilitar
la posición del contrario. Algunos ejemplos de este tipo
de tácticas son:
Desgaste: aferrarse a la propia posición y no hacer ninguna concesión o hacer concesiones mínimas. Se busca agotar a la otra parte hasta que ceda.
Por regla general estas tácticas
engañosas hay que evitarlas, pueden ser beneficiosas en un
momento dado pero a la larga uno se termina granjeando una imagen
de negociador deshonesto, falso, poco fiable.
Si se emplean tiene que ser de forma discreta, tratando de que la otra parte no lo perciba.
La única táctica que realmente funciona
es la profesionalidad, la preparación de las negociaciones,
la franqueza, el respeto a la otra parte y la firme defensa de
los intereses.
Para finalizar destacar algunas
ideas:
Ante una negociación no se puede dejar a la improvisación la estrategia a seguir ni las tácticas a utilizar. Todo ello tiene que estar definido y convenientemente preparado antes de sentarse a la mesa de negociación. |
Tácticas
Tácticas
Las tácticas definen las acciones
particulares que cada parte realiza en la ejecución de su estrategia.
Mientras que la estrategia marca la línea general de actuación, las tácticas son las acciones en las que se concreta dicha estrategia.
Las tácticas las podemos clasificar
en tácticas de desarrollo y tácticas de presión.
Las tácticas de desarrollo son aquellas que se limitan a concretar la estrategia elegida, sea ésta de colaboración o de confrontación, sin que supongan un ataque a la otra parte.
Las tácticas
de desarrollo no tienen por qué afectar a la relación
entre las partes. Algunos ejemplos son:
Tomar la iniciativa presentando una propuesta o esperar a que se la otra parte quien vaya por delante.
Por el contrario, las tácticas
de presión sí pueden deteriorar gravemente la relación
personal. Son tácticas que buscan confundir, intimidar o debilitar
la posición del contrario. Algunos ejemplos de este tipo
de tácticas son:
Desgaste: aferrarse a la propia posición y no hacer ninguna concesión o hacer concesiones mínimas. Se busca agotar a la otra parte hasta que ceda.
Por regla general estas tácticas
engañosas hay que evitarlas, pueden ser beneficiosas en un
momento dado pero a la larga uno se termina granjeando una imagen
de negociador deshonesto, falso, poco fiable.
Si se emplean tiene que ser de forma discreta, tratando de que la otra parte no lo perciba.
La única táctica que realmente funciona
es la profesionalidad, la preparación de las negociaciones,
la franqueza, el respeto a la otra parte y la firme defensa de
los intereses.
Para finalizar destacar algunas
ideas:
Ante una negociación no se puede dejar a la improvisación la estrategia a seguir ni las tácticas a utilizar. Todo ello tiene que estar definido y convenientemente preparado antes de sentarse a la mesa de negociación. |
Estrategias
Estrategias
La estrategia de la negociación
define la manera en que cada parte trata de conducir la misma
con el fin de alcanzar sus objetivos. Se pueden definir dos
estrategias típicas:
En la estrategia
de "ganar-ganar" se intenta llegar a un acuerdo
que sea mutuamente beneficioso.
Por su parte la estrategia de "ganar-perder" se caracteriza porque
cada uno busca alcanzar el máximo beneficio sin preocuparle
la situación en la que queda el otro.
Para concluir se puede indicar que la
estrategia de "ganar-ganar" es fundamental en aquellos casos en
los que se desea mantener una relación duradera, contribuyendo
a fortalecer los lazos comerciales y haciendo más difícil que
un tercero se haga con este contrato.
La estrategia de "ganar-perder" sólo
se debería aplicar en una negociación aislada ya que el deterioro
que sufre la relación personal hace difícil que la parte perdedora
quiera volver a negociar.
|
Tipos de negociadores
Tipos de negociadores
Es difícil clasificar los distintos
tipos de negociadores ya que cada persona tiene su manera particular
de hacerlo, no obstante se podrían definir dos estilos
muy definidos.
Negociador enfocado en los resultados: lo único que realmente le importa es alcanzar su objetivo a toda costa, intimida, presiona, no le importa generar un clima de tensión.
En la vida real los negociadores
se situarán en algún punto intermedio entre estos dos extremos.
Ninguno de estos dos extremos resulta adecuado: el primero porque puede generar un clima de tensión que de al traste con la negociación y el segundo por una excesiva bondad de la que se puede aprovechar el oponente.
El negociador debe ser exquisito
en las formas, en el respeto a la otra parte, considerando
y teniendo en cuenta sus intereses. Pero al mismo tiempo tiene
que defender con firmeza sus posiciones.
Esta firmeza no se debe entender como inflexibilidad. Muy al contrario, el negociador debe ser capaz de ajustar su posición a la información nueva que reciba, a los nuevos planteamientos que vayan surgiendo durante la negociación.
Resulta de gran interés conocer el
tipo de negociador al que uno se aproxima con el fin de detectar
sus fortalezas y posibles carencias, y en este caso tratar de
corregirlas.
Asimismo, conviene identificar el
tipo de negociador al que se ajusta el oponente con vista
a poder interpretar su comportamiento, anticipar sus movimientos
y si fuera necesario tratar de contrarrestarlos.
|
Estilos de negociación
Estilos de negociación
Cada negociación es diferente y exige una aproximación específica.
No se puede tratar de utilizar siempre el mismo esquema de negociación.
No obstante, se podría hablar de dos
estilos básicos de negociación: la negociación
inmediata y la negociación
progresiva.
La negociación inmediata busca llegar con rapidez a un acuerdo, sin preocuparse en tratar de establecer una relación personal con la otra parte.
A algunas personas les gusta ir directamente
al grano mientras que otras prefieren establecer un vínculo
personal antes de entrar a discutir posiciones.
Los primeros suelen basar su decisión en datos objetivos (precio, financiación, características técnicas, garantía, plazo de entrega, etc.), mientras que los segundos valoran también muy especialmente consideraciones subjetivas (confianza, amistad, honestidad, etc.).
Una variable que resulta determinante
para ver que estilo de negociación conviene utilizar es si se
trata de una negociación puntual, aislada, o si por el
contrario se pretende mantener una relación duradera con
la otra parte.
La diferencia fundamental entre una
negociación aislada (por ejemplo, la compra de una vivienda)
y una relación duradera (la relación con un proveedor)
está en la importancia o no de establecer una relación personal
con el interlocutor.
En una negociación puntual no hay necesidad de tratar de estrechar lazos. En este tipo de negociación cada parte puede tratar de maximizar su beneficio a costa del otro. El deterioro de las relaciones que esto puede producir no tiene mayor trascendencia ya que probablemente no haya que volver a negociar con esta persona. |
Características del negociador
Características del negociqador
Son muchas las características que
definen al buen negociador y que lo diferencian del "negociador
agresivo" o del mero "vendedor-charlatán". Entre ellas podemos
señalar las siguientes:
Le gusta negociar: la negociación no le asusta, todo lo contrario, la contempla como un desafío, se siente cómodo. Tampoco le asustan las negociaciones complicadas, pueden incluso hasta motivarle más.
Por último, es importante resaltar que si bien hay personas con facilidad innata para la negociación,
estas aptitudes también se pueden aprender asistiendo a cursos
de formación y base de práctica.
|
Negociación
Negociación
La negociación se puede definir como la relación que establecen dos o más personas
en relación con un asunto determinado con vista a acercar
posiciones y poder llegar a un acuerdo que sea beneficioso
para todos ellos.
La negociación
se inicia cuando hay diferencias en las posiciones que mantienen
las partes.
Si estas posiciones fueran coincidentes no haría falta negociar.
La negociación
busca eliminar esas diferencias, normalmente acercando
las posiciones gradualmente hasta llegar a un punto aceptable
para todos.
Para iniciar una
negociación tiene que haber además interés por parte de los
afectados en tratar de alcanzar un acuerdo.
Sólo con que una de las partes no tuviera esta voluntad de entendimiento no habría negociación.
Una regla que
debe presidir cualquier negociación y que facilita enormemente
el poder llegar a un acuerdo es el respeto a la otra parte.
No se le debe considerar como un enemigo al que hay que vencer. Muy al contrario, hay que verlo como un colaborador con el que se va a intentar trabajar estrechamente con vista a superar las diferencias existentes y llegar a un acuerdo aceptable.
Hay que tener
muy claro que cuando se negocia uno no se enfrenta con personas
sino que se enfrenta con problemas. Hay que buscar un acuerdo
que satisfaga las necesidades de todos los implicados.
No obstante, frecuentemente no se respeta esta regla fundamental y la negociación se convierte en una lucha encarnizada en la que cada parte trata de imponer su voluntad, buscando obtener el máximo beneficio a costa del oponente.
En definitiva,
hay que tratar de encontrar una solución equitativa que tenga
en cuenta los puntos de vista e intereses de todos los intervinientes.
De este modo todos ellos considerarán el acuerdo como algo propio y no como una solución que ha venido impuesta.
Puede que esta
forma de entender la negociación basada en la cooperación no sea
compartida por la otra parte, que trate de imponer su estilo
particular basado en la confrontación.
|
Suscribirse a:
Entradas (Atom)